Preguntas frecuentes
Todo lo que necesitás saber sobre cómo registrar gastos, compartir reportes con tus clientes y sacarle el máximo provecho a Gasto Obra.
Conexión WhatsApp
Desde la web, andá a Configuración y copiá el código de vinculación.
Después, mandá un mensaje a nuestro número de WhatsApp (+5493518685397) con el comando VINCULAR seguido de tu código. Por ejemplo:
Una vez vinculado, todo lo que mandes por WhatsApp se registra automáticamente en tu proyecto activo.
Mandá el comando DESVINCULAR a nuestro WhatsApp:
Tu cuenta queda desvinculada y ya no se registran gastos desde ese número.
Sí. Podés cargar gastos, cobros y gastos propios directamente desde la web.
WhatsApp es opcional y sirve para registrar gastos rápidamente desde la obra mandando un texto, foto, audio o PDF.
Tipos de movimientos
Hay tres tipos de movimientos:
- Gasto: Un costo del proyecto que representa un gasto para el cliente (materiales, herramientas, transporte, mano de obra, comida, etc.). No es un gasto tuyo como proveedor — es algo que el cliente paga como parte de la obra.
- Cobro: Dinero que recibís del cliente. Se usa para registrar pagos, adelantos o transferencias que el cliente te hace. El cobro se refleja en el balance del proyecto.
- Gasto propio: Un gasto personal tuyo como proveedor que no se cobra al cliente. El cliente no lo ve. Te permite llevar registro de tus gastos no cobrables para entender mejor tu negocio y mantener tu salud financiera.
La mano de obra es un Gasto con categoría "mano de obra". Representa lo que le cobrás al cliente por tu trabajo — es un costo del proyecto, no un gasto propio.
Por WhatsApp: mandá algo como "8000 mano de obra" o "15000 trabajo del día".
Desde la web: creá un Gasto y elegí la categoría "Mano de obra".
No lo confundas con "Gasto propio" — el gasto propio es algo que pagaste vos y que no se cobra al cliente.
Un gasto propio es un gasto personal del proveedor que no se le cobra al cliente. Solo lo ves vos en tu dashboard. Te sirve para tener visibilidad de cuánto gastás en cada proyecto sin afectar la cuenta del cliente.
Por WhatsApp: incluí "gasto propio", "gasto mío" o "puse de mi bolsillo" en el mensaje. Ejemplo: "gasto propio 2000 almuerzo".
Desde la web: al crear un movimiento, elegí el tipo "Gasto propio".
Porcentaje de pago, balance y cobros automáticos
Indica qué porcentaje del gasto fue pagado directamente por el cliente al momento de registrarlo.
- 0% (por defecto): El cliente no pagó este gasto directamente. Se descuenta del saldo general del proyecto.
- 100%: El cliente ya pagó este gasto. Se genera automáticamente un Cobro vinculado.
- Entre 1% y 99% (solo desde la web): Pago parcial. Se genera un cobro por el monto proporcional y podés completar el resto después con "Pago restante".
Desde WhatsApp solo se admite 0% o 100% para mantener la simplicidad. Decí "pagado por el cliente" o "ya está pago" para marcar 100%. Los pagos parciales se manejan desde la web.
El balance es la diferencia entre lo que el cliente pagó (cobros) y lo que se gastó en el proyecto (gastos). Refleja cuánto tiene el cliente a favor o cuánto debe.
Balance positivo: El cliente tiene saldo a favor. Esto pasa cuando el cliente hace un adelanto o pago grande sin un gasto asociado. Los gastos con 0% se descuentan de este saldo.
Balance negativo: El cliente tiene deuda pendiente. Esto pasa cuando se cargan gastos al 0% y el cliente todavía no pagó lo suficiente para cubrirlos.
Por ejemplo: si el cliente te transfiere $500.000 como adelanto, creás un Cobro por ese monto. Después, cada gasto que cargues con 0% se va descontando de ese saldo. Si el total de gastos supera los cobros, el balance queda negativo y el cliente sabe cuánto debe.
Sí. Cuando un gasto tiene porcentaje de pago mayor a 0%, se crea automáticamente un Cobro vinculado por el monto correspondiente.
Este cobro aparece en la lista de movimientos y se incluye en el balance del proyecto. No es necesario crearlo manualmente.
Es un recargo que podés aplicar sobre los gastos para cubrir tu comisión de gestión. Se configura desde Configuración > General y se incluye dentro del monto total del gasto.
Ejemplo: si el gasto base es $10.000 y la gestión es 10%, el monto total será $11.000. El cliente ve el monto total con la indicación "incl. 10% gestión".
Solo se aplica a gastos del proyecto, no a cobros ni gastos propios.
Compartir proyecto con el cliente
Cada proyecto tiene un link público que podés copiar desde la página del proyecto.
Compartile ese link al cliente por WhatsApp o como prefieras. No necesita cuenta ni contraseña para ver los gastos y el balance.
El cliente ve:
- Todos los gastos del proyecto (monto, categoría, estado de pago)
- Todos los cobros registrados
- El balance general (total gastado, total pagado, saldo)
El cliente no ve los gastos propios del proveedor.
Sí. Desde el link público, el cliente puede hacer clic en "Unirme como cliente" e iniciar sesión con Google.
Esto le da acceso autenticado al proyecto desde su propia cuenta.
Exportar PDF
El PDF genera un "Documento de Pago" profesional con toda la información del proyecto. Incluye:
- Encabezado: datos del proveedor (nombre, teléfono, email) y del cliente
- Proyecto: nombre, dirección, presupuesto acordado, período
- Gastos agrupados por entrega: cada gasto con su título, monto, categoría, método de pago y estado (pagado/pendiente). Los gastos sin entrega asignada aparecen aparte
- Cobros: listado de todos los pagos recibidos del cliente
- Resumen financiero: total gastado, total cobrado, gestión acumulada y balance
- Número de reporte: identificador único que se mantiene entre exportaciones
¿Para qué sirve? Podés usarlo como comprobante de rendición de gastos para el cliente, como respaldo de lo invertido en la obra, o para presentarlo al momento de solicitar un pago. Es un documento formal que resume todo el estado financiero del proyecto.
Desde la página del proyecto, hacé clic en "Exportar PDF". Se genera y descarga automáticamente.
El número de reporte se asigna la primera vez que exportás y se mantiene para futuras exportaciones del mismo proyecto.
Entregas
Las entregas son etapas de trabajo dentro de un proyecto. Sirven para organizar los gastos en grupos lógicos (por ejemplo, "1° Entrega - Demolición", "2° Entrega - Albañilería").
Se numeran automáticamente y se usan para agrupar gastos en el PDF exportado, lo que facilita la rendición por etapa.
Desde la página del proyecto:
- Creá una entrega con fecha y descripción opcional.
- Usá el botón de asignar gastos para seleccionar qué gastos pertenecen a esa entrega.
Los gastos sin entrega asignada aparecen como "Sin entrega" en el PDF.